مدیریت موجودی چیست؟و شیوه صحیح انبارداری رستوران

مدیریت موجودی Inventory management یک نظارت کلی بر روی دارایی های غیر سرمایه ای از قبیل موجودی کالاهای انبار است که جلوی هزینه های اضافی در کارخانه و رستوران و …. را می­گیرد. مدیریت موجودی کالاها و محصولات در کارخانه ها و رستوران ها، مقدار و چگونگی ذخیره سازی مواد را در تمامی مراحل از تولید تا فروش و استفاده را مدیریت می­کند.

فعالیت هایی مثل هماهنگی ها و کنترل فعالیت های مربوط به میزان موجودی در مدیریت موجودی انجام می­شوند.کار و وظیفه ی اصلی مدیریت موجودی ثبت سوابق کالاها و محصولاتی است که یا وارد انبار و یا برای استفاده در آشپزخانه رستوران از انبار خارج شده اند.

از آنجایی که قسمت گستره ای از دارایی مجموعه در انبار نهفته است به همین علت کنترل و مدیریت موجودی کالاهای انبار در زمان مناسب اهمیت بسیار زیادی برای مدیران دارد.

برای مثال اگر کالاهای موجود در انبار رستوران بیش از اندازه ی مصرف باشند باعث استفاده­ی بی جهت منابع مالی می­شود و از جهت دیگری ریسک هایی مثل هزینه نگهداری یا خراب شدن کالاها را نیز بالا می برد.

لیست موجودی مواد غذایی

کاهش و یا جلوگیری از هدر رفتن موادغذایی اولیه در رستوران یک مورد مهم دیگه برای کنترل هزینه های رستوران است که با بررسی های لازم و مشورت با آشپز و مدیر رستوران برای میزان سفارش مواد اولیه این امر میتواند به نحو احسنت انجام شود و از خرابی و فاسد شدن مواد غذایی اضافی جلوگیری شود.

موجودی انبار ارتباط مستقیمی با رضایت مشتری دارد. در صورت ناقص بودن مواد غذایی لازم برای تهیه غذا، نظر مشتری پس از چند بار اتفاق افتادن نسبت به رستوران و مدیریت عوض می شود. سالم و تازه بودن مواد غذایی نیز همینطور بیار حائز اهمیت است.

تفاوت کنترل موجودی و مدیریت موجودی چیست؟

با شنیدن کلمات کنترل موجودی و مدیریت موجودی حتما به این فکر کرده اید که هر دو یک معنی می دهند هر دو پیرامون سوال “چه میزان از هر کالا را سفارش دهیم؟” است ولی اینگونه نیست و در واقع هر کدام در موضاعات متفاوتی بکار میروند.

مواردی که در کنترل موجودی در انبار بکار میروند شامل:

• اینکه بدانیم از هر کالا و محصول چه میزان در انبار موجودی داریم.
• محل قرارگیری دقیق کالاها در انبارها کجاستر که دسترسی راحت تر و سریعتری داشته باشیم

مدیریت موجودی شامل موارد زیر است:

• میزان موجودی مناسبی از هر کالایی در انبار باشد.
• برای سفارش کالاها چه میزان برای هر کدام هزینه شود(از نظر اقتصادی)
• زمان دقیق سفارش مجدد از هر کالا را بدانیم.

چند نکته برای مدیریت موجودی رستوران

• موادغدایی و کالاهایی که تاریخ انقضای آنها نزدیک است را در لیست غذاها و منو وارد کنید تا هزینه ها کاهش یابند.
• به سفارش های گذشته خرید کالا دقت شود و براساس آنها برای میزان سفارش و زمان سفارش مجدد بهره ببرید. که این کار را نیز میتوان با استفاده از سیستم های نرم افزاری مدیریت موجودی انجام داد و قبل از تمام شدن کاما موادغذایی یک اطلاعیه بدهد یا خود سیسیتم به صورت اتوماتیک سفارش را انجام دهد.

مهم ترین اصطلاحات مدیریت انبارداری

موجودی:

کلیه کالاهای موجود در انبار که برای فروش یا استفاده و غیره نگهداری میشوند.

کاردکس انبار:

اطلاعاتی همچون زمان ورود و خروج، میزان موجودی از هر کالا و محل قرارگیری در انبار روی کارت کاردکس انبار ثیت می­شود.

تگ:

بر روی هر گروه از کالاها برچسبی به عنوان تگ نصب می شود که تعداد کالا در آن قید می شود.

تعداد هر کالا از هر گروهی، روی برچسبی بنام تگ ثبت می­شود.علاوه بر تعداد،نام و کد کالا نیز نوشته می­شود.

حواله انبار:

هنگام تحویل کالا از انبار برگه ای به اسم حواله ی انبار به متقاضی داده می­شود که اطلاعات کالاهای درخواستی مثل تعداد، اسم کالا و تاریخ تحویل و غیره روی آن نوشته شده است.

کارت شناسایی کالا:

روی قفسه های انبار یک کارت نصب می­شود که شامل کالاهای موجود در آن قفسه می ­باشد.

مسئولیت ها و وظایف انباردار رستوران

• دریافت کالاها هنگام ورود محصولات به انبار همراه با فرم های مربوطه و تحویل کالاها به متقاضی
• اولویت بندی درخواست ها و نیازها هنگام سفارشات همزمان براساس موجودی کالاها
• باید تمام فاکتورها و فرم ها توسط انباردار به درستی ثبت شوند تا در صورت نیاز به صورت شفاف به مدیر مربوطه ارائه شوند.
• انباردار وظیفه ی چک کردن کالاهای وارده بر اساس فاکتور و درخواست و مقدار تحویلی دارد.
• چک کردن تمامی کالاها عاری از شکستگی و تاریخ مصرف و غیره.
• برگه درخواست کالا را بطور دقیق چک شود که امضاهای تمام مدیران مورد نیاز را دار باشد.
• در برگه ی درخواست کالا ، مقدار درخواستی و تحویلی یکسان باشد.
• تحویل کالاهای درخواستی بر اساس تقدم تاریخ انقضا

و مواردی دیگر

• آمار و ارقام مربوط به کالا را بایگانی کنند تا در صورت نیاز به مدیر مربوطه ارائه دهد.
• اطلاع رسانی به مدیر رستوران درباره کالاهای که مازاد بر مصرف در انبار وجود دارند و کالاهایی که امکان خرابی یا گذشتن تاریخ مصرف انها وجود دارد مثل میوه و لبنیات.
• اطلاع رسانی به مدیر مربوطه در صورت تناقض در هنگام تحویل بار.
• تحویل به موقع و دقیق هر کالا در تمامی وعده های غذایی.
• اطلاع رسانی مواد باقی مانده بعد از هر وعده ی غدایی به مدیر رستوران

یکی دیگر از کارهایی که انباردار برای مدیریت موجودی باید در پایان سال کاری یا پایان هر دوره انجام دهد انبارگردانی کالاها و ارائه گزارش کامل به مدیر رستوران است.

انبارگردانی را میتوان به صورت تعریف کرد که; شمارش دقیق کالاهای موجود در انبار و مقایسه ی آن با مقدار موجودی در سیستم انبارداری، یا عدم مغایرت موجودی ثبت شده در سیستم و موجودی انبار. همونطور که گفته شد انبارگردانی معمولا به صورت سالانه انجام می­گردد ولی گاهی مواقع این عملیات بر اساس نیاز یا دستور مدیر چندین بار انجام می­گیرد.

کار انبارگردانی باید به صورت بسیار دقیق و با نظارت مسئول مربوطه و درصورت نیاز چندبار برای اطمینان از صحیح بودن موجودی انجام می­شود.

تعدادی از مهارت هایی که انباردار باید داشته باشد:

آشنایی با دریافت کالاها، چیدمان صحیح و پاسگویی به درخواست ها کالا از انبار

آشنا بودن با برچسب ها ، کارت ها و فرم های انبارداری

رعایت اصول و ایمنی در انبار و آشنایی کامل با آن

جمع‌بندی مدیریت موجودی

در این مقاله مدیریت موجودی ، کالا و اهمیت آن را توضیح دادیم.درست بودن موجودی کالاها یک مسئله بسار مهم است، به همین علت موجودی کالاها موضوع اصلی سیستم های انبارداری و مدیریت موجودی می باشد.درست بودن موجودی کالاها نیازمند ثبت دقیق ورودی و خروجی کالاها از انبار می باشد. و همچنین چیدمان منظم کالاها در انبار است که سریع ترین دسترسی را داشته باشیم. با توجه به مقادیر زیاد کالاها در انبار و همچنین عرضه کالاها چند بار در طول یک روز، کنترل موجودی بعضی از کالاها و موادغدایی انبار تا حد زیادی مشکل خواهد بود به همین علت باید یک تعادلی بین محصول و موجودی آن در انبار وجود داشته باشد.

به طور کلی مدیریت موجودی و اصول انبارداری به صورت خلاصه در پذیرش کالاها در انبار، چیدمان منظم و دقیق در انبار، عرضه صحیح و بدون اشتباه کالاها تعریف میشود.