وظایف کاست کنترل-کنترل هزینه در رستوران

کاست کنترل در واقع مرکز کنترل هزینه و درآمد است که بیشترین کاربرد آن در هتل ها می باشد. این قسمت در هتل گلوگاه نامیده می شود که علت اصلی نامگذاری به این نام این است که هیچ هزینه و درآمدی ، ورود و خروج اقلام انبار، قیمت گذاری و تایید آن بدون اطلاع مسئول این قسمت امکان پذیر نمی باشد. مسئول کاست کنترل با همه قسمت ها ارتباط دارد و به کارهای هزینه ای و درآمد آنها نظارت می کند ولی حق دخالت مستقیم را ندارد و می تواند گزارش دهد.

مسئول کاست کنترل باید دارای مدرک حسابداری ، سابقه کار، توانایی انجام محاسبه بهای تمام شده ، آشنایی با ریسپی غذاها، آشنایی با موادهای مصرفی در قسمت های خانه داری و مهندسی، توانایی نظارت کیفیت خدمات و اقلام خریداری شده به همراه کنترل مواد خریداری شده با قیمت مناسب را داشته باشد. به طور کلی در رستوران داری و یا کافه داری و همچنین هتلداری کنترل کردن هزینه ها یا هزینه تمام شده مواد مصرفی از اهمیت بالایی برخوردار است. زیرا کنترل کردن قیمت مواد غذایی و نوشابه کاری زمان بر و دشوار است که باعث ضرر و زیان فراوانی می شود.

سرفصلهای مبحث کاست کنترل(کنترل هزینه) :

1. مباحث مالی انبار
2. انبارگردانی
3. محاسبات مالی انواع منوها با قیمت تمام شده
4. بررسی کلی عملیات پذیرایی از مهمان

مانند:

• فرمول های تهیه دستورالعمل
• آنالیز قیمت های منو
• شناسایی منابع خرید
• نحوه خرید
• روش های خرید
• کنترل کیفی و کمی محصولات خریداری شده
• انبار و انبار داری
• روش های قیمت گذاری
• روش های چیدمان انبار
• استاندارد سازی شامل طبقه بندی محصولات و کاربرد محصولات
• ارائه سرویس شامل بررسی عملیات پذیرایی از میهمان

شرح وظایف واحد کاست کنترل هتل

کنترل در تمامی اصناف و شرکت ها و ادارات چه خصوصی و چه دولتی حائز اهمیت می باشد، زیرا اقتصاد یک مجموعه از طریق کنترل های مالی مورد ارزیابی قرار می گیرد. در هتل هم کنترل جزء قسمت های اصلی و پایه می باشد.

این بخش در هتل شامل مجموعه های زیر است:

1-مدیریت مالی 2-کاست کنترل 3-رسیوینگ

تعریف مدیریت مالی:

در بخش مالی، گردش کار از صندوق داران شروع می شود. به عیبارتی کار از جزء به کل است(قیاسی)، صندوق داران قسمت ها پس از پایان شیفت کاری خود مبلغ نقدی و نسیه (غیرنقدی) را به همراه گزارشات به صندوق مادر تحویل می دهند و صندوق مادر آن ها را به امور مالی تحویل می نماید. امور مالی پس از کنترل صورت حساب ها و مبلغ نقدی و تمامی فیش ها و قبوض (که گزارش اصلی در دو نسخه تهیه شده است) را کنترل و سپس رسید می کند که یک نسخه به صندوقدار تحویل داده می شود که بایستی در قسمت خود بایگانی شود و نسخه دیگر به همراهی تمامی صورتحساب ها و … در امور مالی می ماند که مجددا توسط یکی از حسابدارها کنترل به صورت دقیق انجام می پذیرد و سپس سند مربوطه ثبت می شود که کلیه این سندها جزء اسناد درآمدی محسوب خواهند شد.

تعریف کاست کنترل:

کاست کنترل زیرمجموعه ای از واحد امورمالی هتل یا مستقل می باشد که وظایف خاص خود را در جهت اهداف مدیریت پیش می برد و عملکرد آن متناظر با حسابداری صنعتی در کارخانجات و صنایع است.

واژه کاست به معنی بهای تمام شده و میزان هزینه ایست که برای ارائه خدمت یا تولید کالا صرف می شود تا منجر به درآمد خدمات و یا فروش گردد. بدیهی است که استواری و بقای واحدهای اقتصادی در گرو شناخت هزینه ها و بهای تمام شده از اهمیت خاص و ویژه ای برخوردار است و طبیعی است که هتل ها به عنوان واحدهای اقتصادی ارائه خدمت و یا تولید کالا برای مهمان را به صورت تلفیقی انجام میدهند به منظور شناخت و کنترل هزینه های تولید و بهای تمام شده و پیش بینی صحیح قیمت فروش در سازماندهی واحد مالی خود بخشی را به نام کاست کنترل که مشابهت فراوان با حسابداری صنعتی در کارخانجات دارد، داشته باشد.

تعریف دریافت کالا (رسیوینگ کلارک):

کارکنانی که در این واحد اشتغال دارند به دلیل آنکه با واحد تدارکات و سایر واحدها ارتباط مستقیم دارند و به علت حجم بالای کار باید همان خصوصیات کاست کنترل و انباردار را داشته باشند. باید کلیه اجناس که از مامور خرید تحویل گرفته می شود، از لحاظ عددی و یا وزنی مورد کنترل قرار گیرند. در فرم رسیوینگ شیت ثبت و تحویل کاست کنترل دهد. رسیوینگ شیت دارای چهار برگ است دو برگ همرا با فاکتورها تحویل کاست کنترل می شود، نسخه سوم به انبار مواد غذایی، نسخه چهارم به بایگانی قسمت.

علت پیدایش کاست کنترل :

به دلیل حجم کاری بالا، مدیریت غذا و نوشابه قادر به کنترل هزینه های بخش ها و فروش بخشها نیست که اگر مدیر غذا و نوشابه به کاست بپردازد از اصل کار یعنی کیفیت،کمیت، بهداشت و … باز می ماند که بسیار زیان آور است و به منظور آگاهی مدیر غذا و نوشابه از برخی موارد مربوط به بخش خود که بیش از 65% از نیروها را به خود اختصاص می دهد از گزارشات و کنترل های واحد کاست کنترل و ارتقاء کیفی و کمی تولیدات غذا و نوشابه برخی گزارشات خود را به ایشان ارائه می نمایند.

درواقع هزینه های کارکنان این بخش از واحد غذا و نوشابه پرداخت می شود زیرا تمامی کادر این قسمت برای اغذیه و اشربه کار می کنند ولی به خاطر رعایت سیستم اداری و نفوذهای احتمالی مدیر غذا و نوشابه زیرمجموعه امورمالی هتل است که کارکنان و یا مسئول قسمت بتواند به راحتی و دور از هرگونه دغدغه گزارش خود به مدیر مربوطه اعلام نماید.

شرح وظایف واحد کاست کنترل

1-تهیه رسیپی از کلیه منوهای قابل فروش

2-تهیه قیمت تمام شده از کلیه منوهای قابل فروش

3-آشنایی با کلیه مواد مورد نیاز واحد

4-کنترل کلیه بن های رستوران و آشپزخانه و مغایرت یابی

5-کنترل کلیه صورتحساب رستوران ها و مطابقت با بن های صادر شده رستوران و آشپزخانه و رفع مغایرت

6-تهیه گزارشات مربوط به کاست هر غذا و کل

7-کنترل درآمد روزانه هر رستوران

8-تهیه قیمت تمام شده غذای کارکنان

9-تهیه گزارشات استاندارد و واقعی غذا و توجیه انحرافات

10-تهیه گزارشات مالی و آماری روزانه-ماهانه و سالیانه

11-تهیه گزارشات ریالی و مقداری و تعدادی

12-کنترل حواله انبارها و نظارت ورود و خروج مواد

13-کنترل مقایسه ای مواد درخواستی- مصرفی و ضایعات

14-تهیه گزارشات مصرفی و فروش

15-تهیه گزارشات مغایرت ها جهت بررسی و ارائه به مدیران ذیربط

و مواردی دیگر;

16-نظارت فیزیکی بر واحدهای قصابی (واحد تولید)

17-کنترل کیفی و کمی مواد غذایی خریداری شده

18-کنترل پرس های غذا که جهت ارائه به میهمانان تهیه گردیده است.

19-بررسی و کنترل درخواست خرید و خرید کالا

20-کنترل و نظارت بر دوره های نگهداری مواد در انبار

21-کنترل و نظارت بر پروسه های مصرف

22-کنترل و نظارت بر مواد موجود در انبار

23-ارائه منوهای پیشنهادی جهت مواد مرده و کم تحرک در انبارها

24-نظارت بر استانداردها

25-نظارت مستقیم بر برگزاری مراسم و میهمانی ها

26-کنترل تعدادی بر میهمانی ها و مراسم

27-تفکیک هزینه های پرسنلی و مسافری

28-ارائه پیشنهادات جهت استفاده بهینه از مواد موجود

29-استفاده از مواد غذایی مناسب و مشابه و ارزان و جایگزین آن

30-استعلام قیمت و بازاریابی

31-جلوگیری از خریدهای سلیقه ای

32-موجودی گیری از انبار مصرفی

33-تهیه منوهای فصلی و پیشنهاد به مدیران ذیربط

34-واخواهی از کسر واریزی صندوق داران

35-ارائه گزارشات منطقی و عملی بابت نوسانات کاست

36-تهیه گزارشات مربوط به پیش بینی بودجه سال های آتی

37-بازدید از کلیه سردخانه ها و انبارهای مواد غذایی به جهت جلوگیری از وجود ضایعات و نظارت به تاریخ مصرف موادغذایی، اجناس مرده، اجناس کم تحرک

38-بررسی و تجزیه و تحلیل علل و افزایش (کاهش) کاست

39-تهیه گزارش انحرافات فروش، هزینه ها و موجودی ها

درخواست مواد غذایی و نوشابه:

این درخواست دارای سه برگ است و چهار امضاء مجاز دارد:

• درخواست کننده، 2- انباردار (تحویل دهنده)، 3- تحویل گیرنده، 4- مدیر غذا و نوشابه، 5- کاست کنترل)

پس از تکمیل امضاهای مجاز درخواست به انبار تحویل داده می شود(برگ سوم) (نسخه اول کاست کنترل، برگ دوم واحد مربوطه)

قیمت گذاری مواد غذایی با کاست کنترل است.

واحد کاست کنترل (انبار) می بایست موارد ذکر شده درخواست را از کارتکس مربوطه کسر نموده و پس از محاسبات کامل در فرم خروج از انبار مواد غذایی و نوشابه در ستون های هر قسمت ثبت گردد.

توجه:

کارتکس انبار در سه واحد موجود است:

1-انبار

2-کاست کنترل

3-امورمالی

انبارداری

این واحد باید حداقل از نور طبیعی برخوردار باشد، دارای رطوبت و فاضلاب نباشد تا اینکه بتوان موادغذایی و … را به سهولت در آن نگهداری کرد.

انبار شامل واحدهای ذیل می باشد:

1-انبار مواد غذایی

2-انبار نوشیدنی ها

3-انبار آرد

4-انبار لوازم التحریر

5-انبار شوینده ها

6-انبار ملزومات

7-انبار روشنایی

8-انبار سوخت

9-انبارضایعات ( انباردار باید را قبل از انهدام به اطلاع کاست کنترل برساند)

10-انبار تاسیسات

11-انبار دایره اموال

انبار باید دارای ارتفاع 4 متر جهت چیدمان راحتتر و جریان هوا باشد.

 

انباردار و کمک انباردار باید دارای صبر و تجربه کافی در مورد انبارداری و شیوه چیدمان کالا و موادغذایی به صورت جزء و کلان در انبار و جابجایی آنان باشد.به هیچ وجه حق تحویل اجناس را بدون مجوز را ندارند، مگر در موارد استثنائی آن هم با هماهنگی مدیر یا معاون. انباردار باید در هر زمان جوابگوی واحد کنترل باشد و در صورت برداری پایان ماه انبارها و سردخانه ها همکاری لازم را بنماید.

برای آموزش کنترل هزینه و اصول انبارداری، مقاله مدیریت موجودی را نیز مطالعه کنید.

درخواست خرید بر دو نوع است :

1-دایرکت یا مارکت لیست: آن نوع از درخواست است که مستقیما از جانب سرآشپز است و دارای دو امضاء سرآشپز و مدیرغذا و نوشابه می باشد و معمولا مواردی نظیر لبنیات، سبزیجات و گوشت های مصرفی و از این قبیل موارد را در آن قید می کنند، این درخواست 2 برگ است.

2-درخواست خرید از طریق انبار مرکزی: آن نوع از درخواست است که دارای 4امضاء انباردار، کاست کنترل، امورمالی و مدیر هتل می باشد.

نسخه

1-نسخه اول: واحد متقاضی

2-نسخه دوم: تدارکات

3-نسخه سوم: واحد دریافت کالا

سردخانه ها

الف-سردخانه زیر صفر:

1-حداقل دمای این نوع سردخانه ها 20 درجه زیر صفر می باشد.

2-ورودی این انبار باید دارای دو درب تو در تو و جداگانه باشد.

3-کلیه اجناس هنگام انتقال به این سردخانه باید دارای بسته بندی کتابی به وزن 5کیلو باشد منوط بر اینکه پلاستیک یا ظروف مربوطه روزنه ای نداشته باشد.

ب-سردخانه بالای صفر:

1-دمای این نوع سردخانه حداقل 3 و حداکثر 5 درجه بالای صفر می باشد.

2-درب ورودی آن حوضچه ای برای کفش ها و صندل ها طراحی شده است، این سردخانه ها جهت جهت انبار سبزیجات، لبنیات و از این قبیل مواد می باشد که باید جای هر یک و یا مواد آماده مصرف جداگانه مشخص باشد.

توجه: ابعاد سردخانه ها متفاوت است و متناسب با فضای موجود و مکان های هتل و نیاز آن طراحی می شود.

بررسی فاکتورهای مواد غذایی و نوشیدنی ها

واحد کنترل موظف است پس از دریافت فاکتورها توسط رسیوینگ بررسی های ذیل را انجام دهد:

1-کنترل درخواست خرید (امضاهای مجاز)

2-کنترل فاکتورهای موجود از نظر قیمت، اوزان یا تعداد، امضاء های مجاز و مهر کیفیت تائید شده، مهر کارت و مهر دریافت کالا.

3-ثبت کالا در کارتکسهای مربوطه

4-پس از اتمام محاسبات همراه با دو برگ رسیوینگ شیت به مالی ارسال می شود و در برگ دوم رسیوینگ شیت رسید دریافت می کنیم.

5-کنترل مکلف است در پایان هرماه از طریق فرم رسیوینگ شیت خرید را با امور مالی در خصوص کسر یا اضافه تطبیق دهد.

بررسی میهمان ها و همایش ها

1-مدیر غذا و نوشابه موظف است کاست کنترل را از فاکتورهای ذیل در مورد کلیه قراردادهای میهمانی باخبر نماید:

نوع غذا

حداقل و حداکثر تعداد میهمان

ساعت ورود و خروج

نفرقیمت

مکان برگزاری

2-کاست کنترل موظف است در مکان درب ورودی سالن ها یک نفر را جهت شمارش میهمان یا اخذ کارت دعوت ایشان مستقر نماید.

3-کنترل موظف است پس از پایان شمارش تعداد میهمانان حاضر، به حداقل تعداد رسیده باشد یا خیر و یا بیشتر باشد، در فرم سفارش (بن) تعداد نفرات همراه با نام منو ثبت و تحویل صندوق دار آن قسمت دهد، صندوق دار بر اساس آن بن صورتحساب صادر و به امضاء کاست کنترل می رساند.

4-واحد کاست کنترل موظف است پس از اتمام هر میهمانی یا همایش هایی که صورت می پذیرد از سرآشپز درخواست فرم

 

کاست کنترل بر سه پروسه ی خرید سالم ، تولید سالم و فروش سالم نظارت می کند و از این رو این دپارتمان نقش شاهرگ حیاتی در هتل را برعهده دارد . این دپارتمان درحقیقت دیده بان مدیر کل سیستم است و بایستی شخصی عهده دار این سیستم شود که با سیستم هتل کاملا آشنایی داشته و به صورت جنرال بر تمامی قسمت های هتل اشراف لازم را داشته باشد.غفلت از این سیستم عواقب بدی را برای سازمان به ارمغان می آورد .

سه هدف اصلی مدیریت خوب هزینه های عمومی در هتل

الف) انضباط مالی (کنترل هزینه )

ب) تخصیص سازگار منابع با اولویت سازی تعیین شده

ج)مدیریت عملیاتی خوب

 

اولویت بندی خرید یکی از مهمترین آیتم های هتل است و خرید ها به ترتیب اولویت بعد از اقلام غذایی مربوط به اشکالات مستقیم و مرتبط با میهمان باید باشد. یعنی هدف ما در هتل باید رفع مشکلات میهمانان باشد .

قبل از اینکه به واحد کاست کنترل بپردازیم بهتر است که وظایف این دپارتمان را بیان کنیم.

دپارتمان کاست کنترل

توانایی رهبری پرسنل دپارتمان مورد نظر برای موفقیت در روش کار مولد با استفاده ازتمامی ابزارهای موجود

ایجاد ارتباطی صمیمانه با کارکنان و خدمه ی هتل ، برطرف کردن روزانه ی مشکلات و حتی مشکلات شخصی.

ایجاد ارتباط با شیوه ا ی عادلانه حتی زمانی که تحت فشار شدید کاری قرار دارد.

اطمینان حاصل شود که روش های انضباطی درست رعایت شوند.

پی گیری گزارش های انضباطی

جلوگیری ازورود افراد غیر مجاز به انبارها

اطلاعات مالی ، هزینه ی اقلام مصرفی و اطلاعات خرید جنبه ی محرمانه دارد و نبایستی در اختیار دپارتمان های دیگر قرار گیرد. ( محرمانگی اطلاعات )

آشنایی با استانداردهای شرکت و هتل که مستقیما در ارتباط خرید ، دریافت و تو زیع کالا می باشد.

آشنایی کامل با شرح وظایف کارکنان تحت امر در دپارتمان کاست کنترل.

اطمینان از رعایت استانداردهای شغلی توسط کارکنان هتل .

نظرات و پیشنهادات کارکنان را تجزیه و تحلیل کرده و راه کارهای جدید را برای کنترل هزینه به کار بندد.

نظارت بر قیمت های خریدو جمع آوری اطلاعات بازار و تجزیه و تحلیل و اعلام نظر به مامور ارشد خرید برای خرید بهتر و حفظ منافع سازمان

وظایف دپارتمان کاست کنترل

• بازرسی منظم و مرتب از وضعیت کیفیت مواد غذایی
• بازرسی منظم از شرایط یخچال های زیر صفر و بالای صفر با توجه به کنترل دمای یخچال.
• نظارت بر دریافت و ذخیره سازی صحیح مواد غذایی ، بسته بندی ، درجه حرارت ، نور ، رطوبت و نظارت بر انبار گردانی .
• اطمینان از تمیز بودن و رعایت اصول بهداشتی در انبارش مواد غذایی .
• نظارت برخرید به موقع و به هنگام اقلام درخواستی به طوری که خللی در روند جاری هتل ایجاد نشود.
• مطمئن از بستن درب انبارهای هتل پس از اتمام کارهای داخلی انبار.
• اطمینان از درست بودن موجودی انبارو ایجاد فضای امنیتی جهت انبارهای هتل.
• اطمینان از این موضوع که تمامی خریدهای بخش غذا و نوشابه با نظر آشپز اجرایی و مدیر غذا و نوشابه صورت گیرد.
• ارتباط روزانه و تبادل اطلاعات با آشپز اجرایی و دستیاران و شف قنادی.
• گرفتن موجودی بدون نقص با کنترل مالی صحیح و هماهنگی با مدیر غذا و نوشابه
• اهمیت کنترل آمار نوشابه ها در هتل که این موضوع در اغلب هتل ها انجام نمی گیرد و درطول سال لطمات زیادی به هتل از این بخش وارد می شود.
• بررسی عدم انطباق ها و هرگونه آمارهای اشتباه از سیستم مالی و ارائه ی گزارش به مدیر عامل .

کاست کنترل به طور مستقیم مسئول کنترل هزینه در هتل است و بایستی بر کلی هی قسمت ها نظارت کافی داشته باشد تا از حیف و میل اموال و علی الخصوص مواد غذایی توسط پرسنل جلوگیری به عمل آید.

ارتباطات

• مدیر عامل هتل
• پرسنل مالی
• حسابداری
• آشپز اجرایی
• مدیر غذا و نوشابه
• مدیر خانه داری

این ارتباطات بایستی صمیمانه و در جهت اهداف و سیاست های هتل و مدیر کل باشد. به خاطر داشته باشید کار کنترل بدون خواست وحضور کارکنان به هیچ وجه امکان پذیر نیست.

*اهداف کاست کنترل

کاست کنترل به عنوان یک سیستم بازدارنده از مصرف غیر اصولی و جلوگیری از اسراف در سازمان می باشد و گزارشات انحراف از سیستم قابل قبول از مشکل ترین وظایف این دپارتمان است. خلاصه که باید گفت اگر نتوانیم کنترل کنیم نمی توانیم مدیریت کنیم. عدم نظارت و نداشتن آمار باعث می شود که لایه های زیرین سازمان و کارکنان به کسی پاسخ گو نباشند و این همان نقطه ی خطرناک می باشد. همان نقطه ای که موش ها حس کنند گربه وظیفه ی خود را انجام نمی دهد و رقص موش ها نتیجه ی این غفلت است.

هفت گام برای کنترل مواد غذایی

1. ORDERING (سفارش دهی)
2. RECEIVING (تحویل کالا)
3. STORING (انبارش)
4. ISSUING (توزیع)
5. PREPARATION (آماده سازی)
6. COOKING (طبخ)
7. SERVING (سرو کردن غذا)

*مشکلات معمول عدم وجود کاست کنترل

معمول ترین مشکلی که مثلا غالب رستوران ها ضمن تهیه لیست موجودی انبار رستوران با آن برخورد می کنند زمانی ایجاد می شود که می خواهیم اقلام با کیفیت عالی را با کمترین میزان مورد استفاده قرار دهیم و یا غذاهای جانبی از جمله پیش غذاها یا دسرها را بررسی نماییم. در این موارد  پس از طبخ، حجم مواد غذایی به میزان قابل ملاحظه کاهش می یابد.

به طور کلی باید گفت که کاست کنترل یکی از بخش‌های خیلی مهم در هتلداری محسوب می‌شود که امروزه به عنوان هدف سازمان‌ها نیز مطرح می‌شود زیرا هتلدارانی که بدون کاست کنترل عمل می‌کنند یا این‌که آن را به صورت ذهنی انجام می‌دهند محکوم به ضرر و زیان هستند. بر این مبنا کاست کنترل در سه فرایند اصلی را دنبال می‌کند و براساس این سه فرایند می‌توان گفت که شاهرگ حیاتی در هتل‌ها محسوب می‌شود و کسی که قرار است مسئولیت کاست کنترل را در هتل به دست بگیرد کسی باید باشد که با سیستم هتلداری کاملا آشنا باشد و بر قسمت‌های مختلف هتل اشراف داشته باشد، اما آن سه فرایند عبارت هستند از: انضباط مالی، تخصیص سازگار منابع با اولویت‌سازی تعیین شده و در نهایت مدیریت عملیاتی خوب در هتل.

در نتیجه کاست کنترل به طورکلی از ورودی تا اطمینان از خروجی نظارت دارد و به عبارتی یعنی اقلامی که وارد هتل شده تا زمان فروش بایستی تحت کنترل سیستم کاست کنترل باشد.