انبارگردانی چیست و چه تاثیری در پیشرفت رستوران دارد؟

انبارگردانی چیست؟

انبارگردانی به معنی کنترل موجودی فضای انبار میباشد . در فرایند انبارگردانی موجودی کالاها در یک یا چند بازه زمانی مشخص و شمرده می‌شود ، همچنین مشخص میشود که آیا موجودی به دست آمده از انبار با موجودی ثبت شده در سیستم انبارداری متفاوت است  یا خیر؟

انبارگردانی و یا همان مدیریت موجودی انبار یکی از رایج‌ترین روش‌های کنترل موجودی انبار در یک بازه زمانی مشخص است. علت انجام این کار کنترل و نظارت بیشتر بر کار ثبت ورود و خروج کالاها از انبار است. با توجه به استانداردهای مربوطه، این عملیات باید حداقل یک بار در سال در انبار شرکت‌هایی که کالامحور هستند، انجام شود.  هنگام انجام عملیات انبارگردانی حتما باید یک فرد به عنوان سرپرست حضور داشته باشد.

گروه انبارگردانی

عملیات انبارگردانی بسیار حساس و زمانبر می‌باشد و به همین خاطر برای انجام آن به یک تیم کاری نیاز است. تیم انبارگردانی چیست و  شامل چه اعضایی است؟ تیم انبارگردانی شامل سرپرست انبارگردانی، گروه کنترل، انباردار و گروه‌های شمارشگر می‌باشد. گروه‌های شمارشگر اغلب دو نفره اند . سرپرست انبارگردانی مسئول اجرای عملیات انبارگردانی است. سرپرست دستورالعمل‌های لازم را برای اجرای عملیات بیان میکند و پس از اعمال تغییرات احتمالی، عملیات شمارش کالای انبار شروع میشود.

حضور انباردار به دلیل آشنا بودن با فضای انبار و نحوه چیدمان کالاها در قفسه‌ها و فضای انبار الزامیست زیرا این کار به روند سرعت میبخشد. گروه شمارشگر معمولا 2 نفر هستند . یک نفر مسئول شمارش و دیگری مسئول ثبت اطلاعات می باشد.وظیفه این گروه این است که اقلام موجود را به دقت شمارش کرده و اطلاعات به دست امده را در تگ‌های شمارش ثبت کنند.

هدف اصلی از شمارش موجودی انبار، اطلاع یافتن از کمیت، کیفیت و در نهایت کنترل کالاها است.

زمانی که انباردار یا سرپرست از کار و سمت انبار کناره گیری میکند و شخص جدیدی که به جای او در این سمت جایگزین میشود ،  برای تحویل انبار باید یک بار انبارگردانی صورت بگیرد.

مزایای انبارگردانی

• مطمئن شدن از ارقام موجود در صورت حساب‌های مالی
• کاهش خطای پرسنلی ضمن بررسی عملکرد حسابدارها و انباردار
• جدا کردن ضایعات و موجودی غیر قابل مصرف و ایجاد نظم در انبار
• جلوگیری از جمع شدن بیش از حد کالا ها در انبار
• پیشگیری از ضرر و زیان ناشی از فساد و خرابی کالاهای تاریخ انقضا دار
• جلوگیری از ضرر تغییر قیمت کالا به واسطه کنترل موجودی انبار
• پیشگیری از ثبت سفارش‌های تکراری
• فراهم کردن امکان دریافت گزارش از موجودی کالا، میزان تولید و میزان مصرف

تگ کالا یا برچسب شمارش

رعایت مراحل انبارگردانی ، اهمیت بسیار بالایی دارد. رعایت برخی قواعد و اصول در حین این فرآیند ضروری است. مهمترین آن استفاده از برچسب شمارش (تگ کالا) است. برچسب‌ها از یک شماره سریال، سه قسمت برای ثبت اطلاعات شمارش اول و دوم و سوم، کد کالا، نام کالا، واحد سنجش، تعداد و نام و امضای سرپرشت شمارش تشکیل شده‌اند. و همچنین قواعدی نظیر پلمپ انبار، عدم ورود و خروج پرسنل، مرتب کردن کالاها بایستی رعایت شود.

برای انبارگردانی معمولا باید با واحد حسابداری هماهنگی لازم صورت گیرد. پس از آنکه زمانی برای انجام عملیات تعیین شد، مقدمات آن فراهم می‌شود. بدین منظورکالاها در گروه‌های مشابه و یکسان دسته‌بندی  می‌شوند.

مراحل انبارگردانی

شروع و پایان انبارگردانی جهت جلوگیری از ورود و خروج کالا ،

فراهم کردن وسائل مورد نیاز مانند فرم‌ها، ابزار و وسایل شمارشی ،

تعیین سرپرست عملیات انبارگردانی و گروه کنترل،

کنترل و تفکیک موجودی های قابل شمارش ،

تفکیک کالاهای امانی شناسایی ،

جداسازی ضایعات و لوازم اسقاطی شناسایی ،

شناسایی کالاهای راکد،

عملیات ثبت شماره آخرین سند،

شمارش موجودی انبار.

انواع انبارگردانی

انبارگردانی به عنوان عملیاتی جهت کنترل موجودی انبار ، برای یک بازه زمانی مشخص تعریف می‌شود. با درنظر داشتن این تعریف از پاسخ به سوال انبارگردانی چیست، می توان این عملیات را به انواع مختلفی تقسیم کرد:

انبارگردانی پایان سال ،انبارگردانی میان دوره‌ای،انبارگردانی مستمر و چیدمان انبارداری.

دفعات شمارش کالا در انبار گردانی کالا

نکاتی که قبل از شروع شمارش باید در نظر گرفت:

کالاهای موجود در انبار را مرتب کنید، لیست‌های ورودی و خروجی و برگشتی را ثبت کنید تا در هنگام شمارش از پراکندگی کالاها به دلیل شمارش تکراری و یا از قلم افتادن کالا ها جلوگیری کند، اینکار سرعت عمل و دقت تیم‌های شمارنده را افزایش میدهد .

موجودی‌هایی که بررسی آن‌ها سخت است، به کمک مسئول انبار و از طریق نوشتن شرح و مشخصات دقیق بر روی آن‌ها تعیین میشود

در روش تک شمارشی یک بار موجودی انبار را میشمرند و اگر مغایرتی بین اطلاعات به دست آمده وجود نداشته باشد، گزارش صحت موجودی صادر می‌شود.

دو شمارشی: در این حالت 2 بار موجودی انبار شمرده میشود و اگر عدد به دست آمده با ارقام  شمارش اولی یکی باشد، مقدار به دست آمده پذیرفته میشود و گواهی معتبری صادر می‌شود.

سه شمارشی: در این حالت شمارش موجودی برای بار سوم صورت می‌گیرد. در این حالت  تنها عددی که از شمارش سوم به دست می‌آید، معتبر است و به عنوان موجودی صحیح در نظر گرفته می‌شود.

نکات قابل توجه برای شمارش موجودی ها:

شمارش کالا در ساعت تعیین شده شروع می‌شود ، گروه‌های شمارش‌گر کار خود را از محل‌هایی که از قبل تعیین شده است، شروع خواهند کرد. شمارش باید به صورت مداوم صورت بگیرد؛ به این صورت که از قفسه اول شروع شود و به ترتیب قفسه‌های بعدی شمارش شوند.

سرپرست شمارش موظف است روی کار و فعالیت گروه‌های شمارش‌گر نظارت کند و مطمئن شود که آن‌ها دستورالعمل‌های مربوطه را انجام می‌دهند.

بهتر است که اقلام را دو مرتبه و توسط گروه‌های شمارش‌گر مختلف شمرده شوند.

تیم کنترل با شمارش بخش‌های شمارش شده، درصورت مشاهده مغایرت ، آن را به سرپرستان گزارش می‌دهد و درخواست تجدید شمارش می‌کنند.

در طی انبارگردانی ناظر و تیم کنترل ، مسئول نظارت بر عملکرد گروه شمارشگر هستند تا اقلام موجود در انبار دوباره شمرده نشوندو برخی از آن‌ها از قلم نیفتند و غیره.

باید تجهیزات لازم برای توزیع اقلامی که بر اساس وزن دسته‌بندی و شمارش می‌شوند ، در دسترس تیم شمارش‌گر قرار بگیرد.

نکات مهم انبارگردانی

باید لیست شمارش را از لیست کسری و یا اضافات جدا سازی کرد و آن را به بخش مالی انتقال داد.

باید صورت جلسه عملیات پایانی ، انبارگردانی را با ذکر تاریخ و زمان دقیق شروع و پایان انبارگردانی مشخص کنید.

نام تمام تیم‌های شمارش و سرپرست نوشته شوند و مسئول مربوطه باید لیست‌ها را تایید کند.

باید برگه‌های شمارش را در پایان انبارگردانی برگه‌ها ، به رییس تحویل بدهید.

باید نتایج حاصل از شمارش اقلام همراه با مدارک دائمی و حساب کنترل دفاتر مقایسه شود تا مغایرتی نداشته باشند.